فلسفه‌ها و روش‌های زیادی برای استفاده بهتر و موثرتر از ایمیل وجود دارند. این روش‌ها کارایی ما را بیشتر و حواس پرتی‌ها را کمتر می‌کنند. اما باید بدانید که چه ابزارهایی بدرد شما می‌خورند تا بتوانید با استفاده از آن‌ها، کارایی و بهره‌وری خود را بیشتر کنید. ۵ روش وجود دارند که به نظر می‌رسد بیشترین تاثیر و کاربرد را داشته باشند که قصد داریم آن‌ها را برای شما عنوان ‌کنیم.

بهتر بنویسید

نوشتن ایمیل‌‌های طولانی و ناواضح وقت شما و وقت دریافت کننده ایمیل را هدر می‌دهند. دریافت کننده ایمیل ممکن است وقت خواندن تمام ایمیل‌ را نداشته باشد یا نخواهد برای خواندن مجدد ایمیل و فهمیدن موضوع وقت بگذارد یا این که با فرستادن یک ایمیل دیگر از شما بخواهد مطلب خود را واضحتر بیان کنید. دو اپلیکیشن Grammarly و Crystal به سختی کار می‌کنند تا بتوانید ایمیل‌های  خود را به شکل بهتری بنویسید، چرا که تمرکز آن‌ها مستقیماً روی خود نوشتن است.
Grammarly یک پلاگین است که در زمینه‌هایی همچون بررسی غلط املایی یا آنالیز گرامر کار می‌کند و پیشنهادهای هوشمندایی در مورد واضح نوشتن و درست کردن غلط‌های متداول به شما ارائه می‌دهد. این توانایی به خصوص در مورد غلط‌‌های ESL قابل ملاحظه است.
Crystal نیز یک پلاگین بوده که شما را تشویق می‌کند تا زبان ایمیل خود را مطابق با درخواست دریافت کننده ایمیل متناسب کنید. ابتدا، Crystal دریافت‌کنندگان ایمیل شما را به صورت آنلاین می‌یابد- توسط اکانت‌های توییتر، صفحات فیس بوک و غیره – و می‌بیند که آن‌ها چگونه از زبان استفاده می‌کنند و با آن پاسخ می‌دهند. این که آیا مختصر و رک گو هستند؟ یا این که دوست دارند خود را درگیر بحث‌های طولانی کنند. Crystal براساس نتایجی که بدست می‌آورد، شما را در نحوه نوشتن ایمیل هدایت می‌کند.
اگر نویسنده قوی نیستید، اعلان‌های Crystal به شما کمک می‌کند تا کلماتی که برای نوشتن مطلب خود نیاز دارید را پیدا کنید. این یک پیشنهاد ارزشمند است. نمی‌توان انکار کرد، Crystal به خوبی کارش را بلد است.

تبدیل کردن ایمیل‌ها به وظایف

صندوق پیام شما لیست وظایف شما نیست، اما احتمالاً برخی وظایف از طریق ایمیل برای شما تعیین می‌شوند. راه حل این است که یک اپ مرتبط تنظیم کنید تا آن وظایف را به مکان مناسبتری ببرد.
به جای آن که سعی کنید به صورت دستی وظایف جدید خود را در اپ یادآوری خود تایپ کنید؛ می‌توانید آن اپ را مستقیماً به اکانت ایمیل خود وصل  یا یک فوروارد ایمیل تنظیم کنید تا با یک یا دو کلیک، ایمیل را به محل درستش انتقال دهد.
اپ‌‌های کمی وجود دارند که از قابلیت انتقال ایمیل‌ها به وظایف چه از طریق ارتباط مستقیم یا فوروارد ایمیل پشتیبانی می‌کنند که از این میان می‌توان به Wunderlist ، Evernote Plus و Premium، Todoist Premium ، Boxerو Newton Mail   اشاره کرد.

زمانبندی ارسال ایمیل

همه ما دکمه Send را به یکباره فشار می‌دهیم؛ غافل از این که ممکن است خطاهای تایپی را نادیده گرفته باشیم، یا برخی اطلاعات را از قلم انداخته باشیم یا به علت کمی وقت ایمیل نوشته شده را دوباره مطالعه نکرده باشیم.
لازم نیست با نوشتن یک ایمیل دیگر ناکارآمدی یا پشیمانی خود را نشان دهید. فقط کافیست ارسال ایمیل را خنثی کنید.
خنثی کردن ارسال ایمیل یا Send، با فراخواندن پیام متفاوت است. با خنثی کردن ارسال، پیام هرگز ارسال نمی‌شود. اساساً ایمیل شما پیام را به مدت ۱۰ تا ۳۰ ثانیه نگاه می‌دارد، در این مدت شما می‌توانید نظر خود را تغییر دهید.
جی‌میل تابع Undo Send دارد ( در Setting>General ) و هر کاربر جی‌میلی می‌تواند آن را فعال نماید. Newton Mail که پر از ویژگی‌های مربوط به ایمیل در دستگاه‌های موبایل است نیز این ویژگی را داراست و در هر اکانت ایمیلی که از آن پشتیبانی می‌کند، کار می‌کند از جمله اکانت‌های Microsoft Exchange و iMap. تامین‌کننده‌های دیگر ایمیل هم این ویژگی را عرضه می‌کنند.
«همین حالا» یا "Right now" همیشه زمان مناسبی برای ارسال ایمیل نیست. به خاطر همین هم Schedule Send در دسترس قرار گرفت. این ویژگی ایمیل به شما امکان می‌دهد تا زمان ارسال ایمیل را انتخاب کنید. Outlook ،Boomerang برای جی میل و Newton Mail این ویژگی را دارند.
با Schedule Send، تا قبل از فرا رسیدن موعد ارسال می‌توانید ایمیل را ویرایش کنید. بنابراین تا حدی کار ویژگی Undo Send را هم برای شما انجام می‌دهد.

Snooze

شاید عده‌ای طرفدار فلسفه Inbox Zero نباشند- در این فلسفه که روشی برای مدیریت ایمیل‌هاست  Inbox شما باید همیشه ویا در بیشتر مواقع خالی باشد. انجام این کار وقت زیادی می‌گیرد و به نیازهای واقعی ایمیل افراد-هم از نظر روانی و هم تکنیکی- پاسخ داده نمی‌شود. اما  snoozing هم طرفداران خودش را دارد، این ویژگی باعث می‌شود که تعداد پیام‌های شما در صندوق پیام به حداقل برسد. با snooze کردن، پیام تا مدتی در صندوق پیام شما پنهان می‌ماند. می‌پرسید تا چه مدت؟ هر وقت که شما بخواهید. فایده این کار آن است که می‌توانید روی ایمیل‌های مهمتر تمرکز کنید بدون آن که حواستان از ایمیل‌های نه چندان مهم پرت شود. آن پیام‌های نه چندان مهم  هم در زمان مناسب که وقت بهتری برای رسیدگی به آن‌ها دارید، مجدداً ظاهر می‌شوند.
Outlook که این ویژگی در آن Schedule نام دارد، Airmail ،Sparkmail و Newton Mail همگی دکمه Snooze  دارند.