در اختیار داشتن یک برنامه جامع در مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه الزامی است. این برنامه باید بتواند سیاست ها، اصول، راه حل ها، سرویس ها، استانداردها، رهنمودها و محصولات مورد استفاده را پوشش داده و زیر سیستم های خود را بطریق مناسب معماری کند. در تهیه این طرح جامع، فرآیند برنامه ریزی، جمع آوری و تهیه، تجهیز و نوسازی، تدارک واسط ها و در اختیار گرفتن منابع دانشگاه نقش حیاتی دارند. در حقیقت طرح جامع مجموعه ای از اصول فناوری اطلاعات، استانداردها، رهنمودها و دستورالعمل هاست که نظر به اهداف کلان دانشگاه تدوین می شود. قبل از تهیه و تدوین طرح جامع، سه مقوله باید به درستی شفاف گردد که عبارتند از:
• چشم انداز
• ماموریت ها
• راهبردها
بررسی و مدون ساختن سه موضوع فوق در تمام ابعاد دانشگاه باید صورت گیرد و تنها منحصر به بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات نمی گردد. به عبارت دیگر لازم است ابتدا اهداف کلان دانشگاه، ماموریت ها، چشم انداز، و برنامه های آتی و اصول حاکم بر آن تدوین گردد و سپس وضعیت بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات ذیل آن مورد بازنگری قرار گرفته و خطوط راهبردی آن مشخص می گردد.
نظر به مقدمه ذکر شده، پیشنهاد حاضر نمی تواند طرح جامع برای بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه باشد و صرفاً دورنما و ماموریت ها و راهبردهای یک برنامه راهبردی و اجرایی از دیدگاه پیشنهاد دهنده براساس تجربیات و مطالعات انجام شده بر روی مراکز مشابه داخلی و خارجی را منعکس می نماید و تکمیل آن مستلزم مشارکت و همکاری تمامی ذینفعان می باشد.
طرح جامع مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه خوارزمی شامل موارد ذیل است:

  • ایجاد توصیفی دقیق از وضعیت موجود دانشگاه با محوریت فناوری اطلاعات
  • ارائه چشم‌اندازی روشن از وضعیت مطلوب دانشگاه با محوریت فناوری اطلاعات
  • ارائه طرح انتقالی عملیاتی جهت حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب
  • ارائه گزارشات مناسب در جهت تسهیل تصمیم‌گیری‌ها
  • فراهم شدن امکان تحلیل و ارزیابی دانشگاه
  • فراهم‌سازی ابزارهای لازم جهت مدیریت تغییر
  • کنترل مناسب سرمایه‌گذاری در حوزه فناوری اطلاعات
  • توجه و تاکید بر نیازهای جامعه مخاطب اعضای هیات علمی، دانشجویان و کارمندان دانشگاه
  • توجه به کیفیت و چگونگی حصول و تضمین آن
  • مساله هدایت طرح جامع و سرپرستی آن
  • توجه به نیروی انسانی درگیر در طرح جامع
  • تعهدات دانشگاه و چگونگی تاثیر فناوری اطلاعات بر آن
  • توجه به مخاطرات، تهدیدها و نحوه برخورد با آنها
  • مشارکت و همکاری با سایر بخش های درون یا بیرون دانشگاهی
  • توجه به تمرکز زدایی
  • توجه به فناوری اطلاعات و طرح جامع در افزایش بهره وری نیروی انسانی
 

 چشم انداز: پیشتاز و موثر در فراهم سازی یک محیط آموزشی مدرن همراه با تحول دیجیتال
 

راهبرد ۲: تامین زیرساخت های سخت افزاری دانشگاه

اقدام ۱: تهیه شناسنامه تجهیزات سخت افزاری بروز دانشگاه و ایجاد سیستم نظم بخشی در تخصیص منابع کامپیوتری به واحدها
اقدام ۲: ارتقاء پهنای باند اینترنت براساس نیازسنجی
اقدام ۳: تهیه نقشه جامع شبکه دانشگاه و مصورسازی آن
اقدام ۴: راه اندازی سیستم VOIP
اقدام ۵: گسترش اینترنت وایرلس در فضای بسته و باز دانشگاه
اقدام ۶: راه اندازی مرکز ابررایانش دانشگاه خوارزمی
اقدام ۷: بهبود فضای سایت های مرکزی در کرج و تهران برای استفاده دانشجویان
اقدام ۸: کابل کشی فیبر نوری ساختمان میراثی و ارتباط آن با ساختمان مرکزی و دانشکده جغرافیا و ساختمان پردیس
اقدام ۹: تجمیع و ساماندهی تمامی سرورهای واحدها و دانشکده ها در مرکز سرور دانشگاه
اقدام ۱۰: کابل کشی سلف کرج
اقدام ۱۱: کابل کشی کتابخانه مرکزی کرج
اقدام ۱۲: کابل کشی دانشکده جغرافیا در کرج
اقدام ۱۳: نیازسنجی و تامین تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز دانشگاه در واحدهای مختلف
اقدام ۱۴: تامین تجهیزات لازم درخصوص UPS اتاق سرورها
اقدام ۱۵: تامین تجهیزات سرمایشی لازم اتاق سرورهای دانشگاه
 

راهبرد ۲: بررسی وضعیت موجود زیرساخت سخت افزاری دانشگاه  

اقدام ۱: بررسی وضعیت موجود زیرساخت شبکه در کرج و آسیب شناسی علل عدم دسترسی مناسب به اینترانت و اینترنت در برخی از واحدهای
دانشگاه
اقدام ۲: بررسی وضعیت موجود زیرساخت شبکه در تهران و آسیب شناسی علل عدم دسترسی مناسب به اینترانت و اینترنت در برخی از واحدهای دانشگاه
اقدام ۳: بررسی و مطالعه قراردادهای شبکه منعقد شده با پیمانکاران طرف قرارداد واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه و تلاش در راستای کاهش هزینه ها
اقدام ۴: بررسی مستندات موجود درخصوص تجهیزات سخت افزاری در راستای تهیه شناسنامه تجهیزات دانشگاه
اقدام ۵: بررسی مستندات موجود درخصوص تجهیزات زیرساخت شبکه در راستای تهیه نقشه شبکه دانشگاه
اقدام ۶: بررسی و مطالعه قراردادهای اینترنت در راستای نیازسنجی و ارتقاء پهنای باند اینترنت
اقدام ۷: بررسی پهنای باند مصرفی دانشگاه در راستای ایجاد سیستم اکانتینگ انعطاف پذیر و کارا
اقدام ۸: بررسی سیستم فایروال دانشگاه
اقدام ۹: بررسی فنی تجهیزات فعلی درخصوص UPS اتاق سرورها
اقدام ۱۰: بررسی تجهیزات سرمایشی اتاق سرورهای دانشگاه
 

راهبرد ۱: بررسی و ارزیابی شاخص وبومتریک پورتال دانشگاه و تلاش در راستای بهبود
راهبرد۲: شناسایی شاخص های استاندارد سنجش رضایتمندی در دانشگاه ها
 

اقدام ۱: ساماندهی ساختار مدیریتی مرکز براساس چارت سازمانی استاندارد و کارا
اقدام ۲: ارزیابی وضعیت کارشناسان بخش فناوری اطلاعات از نظر تخصص و ارائه خدمات و ایجاد فضای مناسب برای ارتقا افراد و ایجاد رضایت شغلی
اقدام ۳: نظارت و ارزیابی مستمر کارشناسان فناوری اطلاعات در نحوه خدمت دهی
اقدام ۴: برنامه بازنگری رویه‌ها وتعیین استانداردها و نظارت بر آن‌ها
اقدام ۵: تهیه برنامه آموزشی مستمر تخصصی کارشناسان مرکز فناوری اطلاعات با امکانات موجود
اقدام ۶: رایزنی درخصوص ایجاد تمهیدات لازم جهت مدیریت یکپارچه راهبران دانشکده ها زیرنظر مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات
اقدام ۷: تخصیص راهبران فناوری اطلاعات به دانشکده ها و واحدهای فاقد راهبر با همکاری مدیریت اداری و روسای دانشکده ها
اقدام ۸: ارزیابی توانمندی های راهبران دانشکده ها و واحد ها و برنامه ریزی برای آموزش مستمر راهبران
اقدام ۹: فرهنگ سازی، آموزش و بازآموزی ذینفعان در استفاده از سامانه ها و ابزار های فناوری اطلاعات و ارتباطات و آشنایی با مفاهیم کلیدی این حوزه

راهبرد ۲: ساماندهی زیرساخت های فیزیکی

اقدام ۱: ساماندهی فضای فیزیکی در اختیار مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات در کرج
اقدام ۲: ساماندهی فضای فیزیکی در اختیار مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات در تهران
 

مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات خصوصاً در بخش دانشگاهی سعی دارد تا با ایجاد زیرساخت ها و ارتباطات، فضای آموزش، پژوهش و نوآوری را بهبود داده و باعث افزایش کارایی پرسنل اجرایی و مدیریتی در عین کاهش هزینه ها شود. طبیعتاً این مهم بدون توجه به اصول بدیهی در افزایش دسترسی ضمن حفظ امنیت، شفافیت و قابلیت اطمینان امکان پذیر نیست. طبق مطالعات تطبیقی با برخی از دانشگاه های برتر دنیا، دورنمای مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه شامل موارد ذیل خواهد بود:

• ایجاد و تسهیل دسترسی جامعه هدف دانشگاهی به داده، اطلاعات و دانش مورد نیاز
• تسهیل استفاده از زیرساخت ها در بخش آموزش، تحقیق و نوآوری
• ایجاد و بهبود ارتباطات موثر و دائمی با جوامع مورد نیاز
• ایجاد امکان مدیریت موثر و تاثیرگذار ضمن تعریف پایش شاخص های کمی مناسب

مدل مدیریت اجرایی در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه منطبق بر چارچوب ارائه شده در زیر است:

همانطور که اشاره شد، با شناخت و فراگیری وضعیت موجود خدمات در حال ارائه، گام نخست و مهم در تدوین برنامه جامع و هدایت رو به جلوی فناوری اطلاعات خواهد بود. پس از شناخت هر خدمت گام بعدی ارزیابی اثربخشی آن خدمت در آن مجموعه می باشد تا با یافتن مشکلات موجود در عدم ارائه اثربخش آن خدمت، تمهیدات لازم  صورت گیرد. گام سوم پاسخگویی مناسب و پشتیبانی خدمات ارائه شده می باشد. در این راستا شفافیت در امور مرتبط با خدمات منجمله در عقد قراردادها، ارائه توضیحات و اطلاعات درست از اصول انجام کار می باشد و همچنین ایجاد حس اطمینان و اعتمادسازی در کاربران نسبت به خدمات با لحاظ کردن مسائل امنیتی، ایمنی و حفظ حریم خصوصی نقش به سزایی در بکارگیری هر خدمت و پذیرش آن توسط کاربران دارد.