• تشکیل جلسات جهت دریافت اطلاعات جهت استخراج نیازمندیها از کارشناسان در واحدهای ذینفع جهت شناخت واقعی نیازهای پروژه و تهیه صورتجلسات به امضای کارشناسان آن واحد تهیه RFP، درخواست برای ارائه پیشنهاد، توسط واحد متقاضی براساس نیازمندی های مطرح شده.

• تخمین هزینه مورد نیاز و بررسی آن براساس بودجه آن واحد (رایزنی با واحد بودجه جهت تایید بودجه درخواستی).

• تایید درخواست برای ارائه پیشنهاد توسط بالاترین مقام مسئول در آن واحد.

• ثبت مناقصه یا دریافت استعلام (ترجیحا از سامانه ستاد) و جمع آوری پیشنهادات از سوی شرکت ها درخصوص سامانه درخواستی.

• برگزاری جلسه با شرکت های واجد شرایط و تهیه گزارش.

• انجام مقایسه میان نرم افزارهای موجود با توجه به شاخص های مورد نیاز.

• انتخاب شرکت مناسب با توجه به پارامترهای کیفی و قیمت.

• انعقاد قرارداد با شرکت موردنظر.

• برگزاری جلسه با مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه درخصوص بررسی پروتکل های فنی با حضور کارشناسان شرکت.

• تهیه برنامه و زمانبندی مشخص استقرار سامانه توسط شرکت با همکاری واحد متقاضی.

• تهیه برنامه و زمانبندی مشخص آموزش سامانه توسط شرکت با همکاری واحد متقاضی.

• مشخص بودن SLA سطح کیفیت خدمات .

• مشخص بودن روال پشتیبانی از سامانه.

• نیازهای ارتباطی سامانه جدید با سامانه های موجود مشخص گردد.

• سامانه جدید باید تحت وب باشد (درصورتیکه سامانه نرم افزاری در حوزه امنیت ممانعتی نداشته باشد).

• در صورت نیاز ارتباطی با سامانه های دیگر، امکان ارائه وب سرویس جهت ارتباط با سامانه های دیگر دانشگاه.

• در صورت نیاز ارتباطی با سامانه های دیگر، امکان بهره برداری از وب سرویس سامانه های دیگر دانشگاه.

• پشتیبانی از استاندارد امنیتی owasp و داشتن گواهی نامه امنیت محصول از افتا و یا از آزمایشگاههای مورد تایید افتا.

• تعیین زیرساخت سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز سامانه جدید، جهت بررسی امکان سرویس دهی در مرکز سرور دانشگاه.