| تاریخ ارسال: ۱۳۹۹/۱/۲ |
جهت ارجاع نامه بس از انتخاب گزینه مورد نظر از لیست آیتم‌ها، روی آن راست کلیک کرده و گزینه «ارجاع» را انتخاب نمایید.
سپس مطابق شکل زیر صفحه مربوط به ارجاع نامه باز خواهد شد.
یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم‌افزار مکاتبات، امکان ارجاع به چند گیرنده به‌صورت همزمان می‌باشد.
برای تعیین هر یک از گیرندگان نامه، کافیست به صورت ذیل عمل نمایید:
۱- ابتدا یکی از لبه‌های ( اخیر (آخرین گیرندگان منتخب در ثبت، ارجاع، ارسال و یا سایر عملیات صورت گرفته بر روی نامه ،) کارمند (که براساس دبیرخانه انتخابی، می‌توان کارمند مورد نظر را انتخاب نمود)، ساختار سازمان (مشاهده درخت ساختار سازمان و دسترسی آسان و سریع به شخص و یا اشخاص گیرنده ،)گروه‌های کارمندی شخصی (انتخاب یکی از گروه‌های کارمندی،) گردش کار و یا اشخاص را انتخاب و از داخل آنها شخص و یا اشخاص مورد نظر را انتخاب نمایید.
۲- سپس از بخش «گیرندگان» با کلیک بر روی یکی از دکمه‌های اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ نوع گیرنده نامه (اصل و یا رونوشت (مخفی)) را تعیین کنید.
توجه داشته باشید در صورتی‌که رونوشت نامه از پوشه نامه‌های ارسالی جهت ارجاع، ارسال شود، یک نسخه از نامه ارجاعی در پوشه نامه دریافتی شخص ارجاع کننده قرار می‌گیرد.
۳- از بخش «جستجو» با تایپ بخشی از عنوان شخص یا کاربر مورد نظر، می‌توانید گزینه مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید.
۴- در بخش «پیوست‌ها» فایل‌های پیوست مورد نظر را از سیستم خود انتخاب و با تکمیل فیلد مهلت، تاریخ و ساعت مهلت پاسخگویی به نامه ارجاع داده شده و نوع اولویت را نیز تعیین کنید.
۵- در فیلد «شرح»، علاوه بر تایپ محتوای شرح مورد نظر، با کلیک روی دکمه ... می‌توانید از Hotkeyهایی که پیشتر در سیستم تعریف شده، استفاده نمایید.
سپس مطابق شکل زیر صفحه مربوط به ارجاع نامه باز خواهد شد.
یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم‌افزار مکاتبات، امکان ارجاع به چند گیرنده به‌صورت همزمان می‌باشد.
برای تعیین هر یک از گیرندگان نامه، کافیست به صورت ذیل عمل نمایید:
۱- ابتدا یکی از لبه‌های ( اخیر (آخرین گیرندگان منتخب در ثبت، ارجاع، ارسال و یا سایر عملیات صورت گرفته بر روی نامه ،) کارمند (که براساس دبیرخانه انتخابی، می‌توان کارمند مورد نظر را انتخاب نمود)، ساختار سازمان (مشاهده درخت ساختار سازمان و دسترسی آسان و سریع به شخص و یا اشخاص گیرنده ،)گروه‌های کارمندی شخصی (انتخاب یکی از گروه‌های کارمندی،) گردش کار و یا اشخاص را انتخاب و از داخل آنها شخص و یا اشخاص مورد نظر را انتخاب نمایید.
۲- سپس از بخش «گیرندگان» با کلیک بر روی یکی از دکمه‌های اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ نوع گیرنده نامه (اصل و یا رونوشت (مخفی)) را تعیین کنید.
توجه داشته باشید در صورتی‌که رونوشت نامه از پوشه نامه‌های ارسالی جهت ارجاع، ارسال شود، یک نسخه از نامه ارجاعی در پوشه نامه دریافتی شخص ارجاع کننده قرار می‌گیرد.
۳- از بخش «جستجو» با تایپ بخشی از عنوان شخص یا کاربر مورد نظر، می‌توانید گزینه مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید.
۴- در بخش «پیوست‌ها» فایل‌های پیوست مورد نظر را از سیستم خود انتخاب و با تکمیل فیلد مهلت، تاریخ و ساعت مهلت پاسخگویی به نامه ارجاع داده شده و نوع اولویت را نیز تعیین کنید.
۵- در فیلد «شرح»، علاوه بر تایپ محتوای شرح مورد نظر، با کلیک روی دکمه ... می‌توانید از Hotkeyهایی که پیشتر در سیستم تعریف شده، استفاده نمایید.
پس از تکمیل فیلد‌های مورد نیاز و با کلیک بر روی دکمه ارجاع، نامه مورد نظر از کارتابل خارج می‌گردد. در صورتی‌که دکمه ارجاع و انتقال انتخاب شده باشد، ضمن ارجاع نامه، ذخیره نسخه‌ای از آن در پوشه شخصی کاربر جاری امکانپذیر می‌باشد که با توجه به وجود آرشیو خودکار شخصی که امکان دسترسی آسان به نامه را فراهم می‌سازد، توصیه می‌شود از انتقال نامه به پوشه‌های شخصی تنها در موارد ضروری استفاده شود.
در ارجاع نامه ذکر چندین نکته ضروری می‌باشد:
در صورتی‌که نسخه رونوشت نامه اجاع داده شود، یک نسخه از نامه در کارتابل جاری (در پوشه‌ای که نامه از آنجا ارجاع داده شده) باقی خواهد ماند.
در صورتی‌که نسخه اصل ارسال شود، نامه از کارتابل جاری حذف و به پوشه نامه‌های ارجاع داده شده، منتقل خواهد شد.
توجه داشته باشید نامه ارجاع داده شده حد‌اقل باید دارای یک گیرنده اصل باشد.
توجه داشته باشید که هنگام ارجاع و انتقال، نامه از کارتابل خارج شده و با توجه به آرشیو شخصی نامه‌ها نیازی به استفاده از این راه برای انتقال گزینه‌های مورد نظر به پوشه‌های شخصی نمی‌باشد.
در ارجاع نامه ذکر چندین نکته ضروری می‌باشد:
در صورتی‌که نسخه رونوشت نامه اجاع داده شود، یک نسخه از نامه در کارتابل جاری (در پوشه‌ای که نامه از آنجا ارجاع داده شده) باقی خواهد ماند.
در صورتی‌که نسخه اصل ارسال شود، نامه از کارتابل جاری حذف و به پوشه نامه‌های ارجاع داده شده، منتقل خواهد شد.
توجه داشته باشید نامه ارجاع داده شده حد‌اقل باید دارای یک گیرنده اصل باشد.
توجه داشته باشید که هنگام ارجاع و انتقال، نامه از کارتابل خارج شده و با توجه به آرشیو شخصی نامه‌ها نیازی به استفاده از این راه برای انتقال گزینه‌های مورد نظر به پوشه‌های شخصی نمی‌باشد.
دفعات مشاهده: ۲۷۸۵ بار |
دفعات چاپ: ۳۱۶ بار |
دفعات ارسال به دیگران: ۰ بار |
۰ نظر
