| تاریخ ارسال: 1399/1/2 |
در نرم‌افزار مکاتبات نامه‌های ارسالی شامل نامه‌های ارسال شده به یک سازمان، یک شرکت و یا شخص خارجی، است که توسط مسئول ثبت (دبیرخانه) و مدیران دارای حق امضاء، در سیستم ثبت می‌گردد.
جهت ثبت نامه‌های دریافتی، گزینه «ثبت نامه ارسالی» را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.
صفحه «دیدگاه من» از منوی شروع قابل دسترسی می‌باشد.
همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید این صفحه علاوه بر لبه اصلی دارای لبه‌های فرستنده/ مشخصات/ گیرندگان/ الحاقات/ نامه رسانی/ مراجع می‌باشد که برای دسترسی آسان و سریع‌تر به سایر بخش‌های لبه اصلی ایجاد شده‌اند. همچنین با کلیک بر روی دکمه آخرین شماره، شماره‌گذاری نامه بر اساس آخرین شماره ثبت شده، امکان‌پذیر می‌باشد.
شایان ذکر است با استفاده از دکمه سنجاق (که با نگه‌داشتن ماوس بر روی لبه ظاهر می‌شود) وجود در مجاورت هر یک از لبه‌های ذکر شده بالا، می‌توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فلید‌های مربوط به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده شود.
بخش فرستنده
در این بخش اطلاعات شخص فرستنده از قبیل کارمند و اندیکاتور به‌صورت پیش فرض درج شده است. که در صورت نیاز تعویض اطلاعات این فیلد‌ها با فشردن دکمه فلش کناری، امکان‌پذیر می‌باشد.
بخش مشخصات
در این بخش مشخصات نامه از قبیل نوع نامه (پستی، فکس و غیره)، سطح امنیت نامه و اولویت آن تعیین و انتخاب می‌شود.
بخش درج مشخصات فایل متن
در این بخش ابتدا ساختار تاریخ مندرج در نامه (استفاده از تاریخ موجود در تنظیمات شخصی، تقویم فارسی، میلادی و غیره) و سپس نوع پیوست (اتوماتیک، دارد یا خیر و غیره) انتخاب و تعیین می‌شود.
بخش گیرندگان
با کلیک بر روی دکمه "+" موجود در فیلد‌های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ گیرندگان اصل، رونوشت و رونوشت مخفی نامه انتخاب می‌شوند.
بخش اطلاعات
در این بخش اطلاعات نامه از قبیل تاریخ ارسال نامه، موضوع و خلاصه‌ای از محتوای نامه و کلید‌واژه درج و تکمیل می‌شود.
با انتخاب گزینه «ثبت نامه در کارتابل‌ها به صورت مختوم»، همزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات اختتام نامه نیز صورت گرفته و تنها از طریق آرشیو شخصی نامه بعنوان نامه مختوم، قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود.
بخش الحاقات
برای اضافه نمودن فایل‌های متن کافیست با کلیک بر روی دکمه + در فیلد فایل متن، فایل مورد نظر را از رایانه خویش انتخاب و درج نمایید. همچنین برای درج سایر الحاقات و فایل‌های پیوست از قبیل تصاویر، صوتی و غیره روی دکمه + در فیلد پیوست‌ها کلیک کرده و فایل‌های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.
شایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) نیز می‌توان الحاقات نامه را از روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به عنوان فایل متن در نظر بگیرد یا پیوست.
بخش نامه رسانی
در این بخش اطلاعاتی از قبیل نام شخص و سازمان ارسال کننده نامه، نام شخص و یا سازمان تحویل گیرنده، تاریخ و زمان دقیق تحویل و توضیحات (در صورت نیاز) ثبت و درج می‌شود.
بخش مراجع
در صورتی‌که نامه دارای مرجع و یا مراجعی باشد در این بخش با کلیک بر روی دکمه + مرجع (انتخاب پیرو، عطف به و غیره)، شماره نامه مرجع، تاریخ و نوع مرجع (ثبت شده، بازیابی شده) در هر سطر مشخص و درج می‌شود.
در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می‌توانید صحت وجود نامه را بررسی نمایید. همچنین در صورت عدم درج اطلاعات در ستون‌های شماره و تاریخ، می‌توانید با کلیک روی دکمه ... موجود در ستون انتخاب به جستجو و گزارش‌گیری نامه هدایت شده و نامه مورد نظر را انتخاب نمایید. و در صورتی که همزمان از دو دکمه Ctrl و ... استفاده کنید، برای انتخاب نامه، به صفحه آرشیو نامه‌های شخصی هدایت خواهید شد.
موجودیت‌های مرتبط
در این بخش پس از انتخاب نرم‌افزار (که در صورت تهیه لایسنس آن قادر به مشاهده این قسمت خواهید بود)، موجودیت مرتبط با نامه را انتخاب کنید.
پس از ثبت تمامی اطلاعات خواسته شده روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
جهت ثبت نامه‌های دریافتی، گزینه «ثبت نامه ارسالی» را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.
صفحه «دیدگاه من» از منوی شروع قابل دسترسی می‌باشد.
شایان ذکر است با استفاده از دکمه سنجاق (که با نگه‌داشتن ماوس بر روی لبه ظاهر می‌شود) وجود در مجاورت هر یک از لبه‌های ذکر شده بالا، می‌توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فلید‌های مربوط به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده شود.
در این بخش اطلاعات شخص فرستنده از قبیل کارمند و اندیکاتور به‌صورت پیش فرض درج شده است. که در صورت نیاز تعویض اطلاعات این فیلد‌ها با فشردن دکمه فلش کناری، امکان‌پذیر می‌باشد.
بخش مشخصات
در این بخش مشخصات نامه از قبیل نوع نامه (پستی، فکس و غیره)، سطح امنیت نامه و اولویت آن تعیین و انتخاب می‌شود.
بخش درج مشخصات فایل متن
در این بخش ابتدا ساختار تاریخ مندرج در نامه (استفاده از تاریخ موجود در تنظیمات شخصی، تقویم فارسی، میلادی و غیره) و سپس نوع پیوست (اتوماتیک، دارد یا خیر و غیره) انتخاب و تعیین می‌شود.
بخش گیرندگان
با کلیک بر روی دکمه "+" موجود در فیلد‌های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ گیرندگان اصل، رونوشت و رونوشت مخفی نامه انتخاب می‌شوند.
بخش اطلاعات
در این بخش اطلاعات نامه از قبیل تاریخ ارسال نامه، موضوع و خلاصه‌ای از محتوای نامه و کلید‌واژه درج و تکمیل می‌شود.
با انتخاب گزینه «ثبت نامه در کارتابل‌ها به صورت مختوم»، همزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات اختتام نامه نیز صورت گرفته و تنها از طریق آرشیو شخصی نامه بعنوان نامه مختوم، قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود.
بخش الحاقات
برای اضافه نمودن فایل‌های متن کافیست با کلیک بر روی دکمه + در فیلد فایل متن، فایل مورد نظر را از رایانه خویش انتخاب و درج نمایید. همچنین برای درج سایر الحاقات و فایل‌های پیوست از قبیل تصاویر، صوتی و غیره روی دکمه + در فیلد پیوست‌ها کلیک کرده و فایل‌های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.
شایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) نیز می‌توان الحاقات نامه را از روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به عنوان فایل متن در نظر بگیرد یا پیوست.
بخش نامه رسانی
در این بخش اطلاعاتی از قبیل نام شخص و سازمان ارسال کننده نامه، نام شخص و یا سازمان تحویل گیرنده، تاریخ و زمان دقیق تحویل و توضیحات (در صورت نیاز) ثبت و درج می‌شود.
بخش مراجع
در صورتی‌که نامه دارای مرجع و یا مراجعی باشد در این بخش با کلیک بر روی دکمه + مرجع (انتخاب پیرو، عطف به و غیره)، شماره نامه مرجع، تاریخ و نوع مرجع (ثبت شده، بازیابی شده) در هر سطر مشخص و درج می‌شود.
در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می‌توانید صحت وجود نامه را بررسی نمایید. همچنین در صورت عدم درج اطلاعات در ستون‌های شماره و تاریخ، می‌توانید با کلیک روی دکمه ... موجود در ستون انتخاب به جستجو و گزارش‌گیری نامه هدایت شده و نامه مورد نظر را انتخاب نمایید. و در صورتی که همزمان از دو دکمه Ctrl و ... استفاده کنید، برای انتخاب نامه، به صفحه آرشیو نامه‌های شخصی هدایت خواهید شد.
موجودیت‌های مرتبط
در این بخش پس از انتخاب نرم‌افزار (که در صورت تهیه لایسنس آن قادر به مشاهده این قسمت خواهید بود)، موجودیت مرتبط با نامه را انتخاب کنید.
پس از ثبت تمامی اطلاعات خواسته شده روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
دفعات مشاهده: 3375 بار |
دفعات چاپ: 314 بار |
دفعات ارسال به دیگران: 0 بار |
0 نظر