در شکل زیر نمای کلی کارتابل نمایش داده شده است.
 

کارتابل در سیستم مکانیزه، به همان معنی کارتابل فیزیکی است که به‌طور معمول شامل نامه‌های دریافتی و پیش‌نویس یا نامه‌های ارسالی هر فرد می‌باشد. در سیستم مکاتبات تمامی مکتوبات اعم از ارسالی، دریافتی، ارجاعی و یا حذف شده، با توجه به سمت شخص، از هم تفکیک شده و برای هریک کارتابل جداگانه‌ای در نظر گرفته شده‌است.

 همان‌گونه که در شکل زیر مشاهده می‌کنید، کارتابل نرم‌افزار مکاتبات هر کاربر براساس انواع آیتم‌های مکاتباتی به بخش‌های مختلفی از قبیل نامه‌، پیش‌نویس‌، فکس‌، ایمیل و پیام طبقه‌بندی شده ‌است و هر آیتم مکاتباتی اعم از دریافتی یا ارسالی به‌صورت خودکار با توجه به ماهیت آن در پوشه مربوطه، ذیل کارتابل قرار می‌گیرد.
 

با انتخاب و کلیک بر روی هر یک از کارتابل‌ها، می‌توانید لیست مکتوبات موجود در آن را مشاهده نمایید. در هر سطر از لیست نمایش داده شده، اطلاعات مربوط به هر مکتوب قابل مشاهده است.

اطلاعاتی که در رابطه با هر مکتوب در این بخش می‌توانید مشاهده نمایید، شامل موارد زیر است:

 . موضوع

•اولویت

•گیرنده یا فرستنده

•تاریخ

•نماد یادداشت در صورت وجود

•نماد یادآوری در صورت وجود

•نماد پیوست در صورت وجود

 شایان ذکر است پس از انتخاب هر یک از آیتم‌های موجود در لیست، می‌توانید خلاصه، شرح و ارجاع، تاریخچه و پیوست آن را در قالب لبه‌هایی با همین نام مشاهده نمایید. با دو‌بار کلیک همزمان روی هر یک از لبه‌های مذکور، آن لبه به‌صورت پیش‌فرض جهت نمایش اطلاعات آیتم در نظر گرفته خواهد شد.

 همچنین لیست آیتم‌ها را می‌توانید براساس هر یک از موارد ذکر شده در بالا،  مرتب‌سازی (Sorting) نموده و یا حد‌اکثر میزا ن سطور قابل نمایش در بخش پیش‌نمایش آیتم‌ها را نیز تعیین نمایید.

در لیست مکتوبات (مطابق شکل زیر) می‌توان با انتخاب و هم‌زمان کشیدن (Drag and Drop) ، مکان هر یک از ستون‌های تاریخ، شماره، گیرندگان، الویت و غیره را در صفحه جابجا نمود. شایان ذکر است که با ورود مجدد کاربر در دفعات بعدی مراجعه به نرم‌افزار، ستون‌ها به مکان قبلی خود باز خواهند گشت.
 

با کلیک روی دکمه همه (سمت چپ بالای صفحه) مشاهده آیتم‌های مکاتباتی براساس سال تهیه آنها، امکان‌پذیر خواهد بود.
 

 
هم‌چنین با ایجاد پوشه و تغییر نام پوشه‌های موجود در ساختار درختی کارتابل می‌توان امکان انتقال و تغییر نام آیتم‌های مکاتباتی را به پوشه‌های ایجاد شده، فراهم آورد.

جهت ایجاد پوشه جدید کافیست بر روی هر یک از آیتم‌های موجود در لیـست کارتـابل‌ها یـا نـمای درخـتی، کلیک راست و سپس گزینه «پوشه جدید» کلیک و سپس نام پوشه جدید را انتخاب نمایید.
 

برای تغییر نام پوشه‌ی مورد نظر در لیست کارتابل‌ها، پس از کلیک راست نمودن بر روی آن، گزینه «تغییر نام» را انتخاب و پس از درج نام مورد نظر بر روی کلید  Enter از صفحه کلید کلیک نمایید.
 

برای حذف یک پوشه از لیست کارتابل‌ها پس از کلیک راست نمودن بر روی آن، گزینه «حذف» را انتخاب نمایید.
 

برای انتقال محتویات یک پوشه به طور کامل به پوشه‌ای دیگر، می‌توانید پس از کلیک راست نمودن بر روی پوشه مبدأ، گزینه «انتقال محتویات» را انتخاب کنید.

در این صفحه بر اساس سمت‌های کاربر جاری، لیست تمامی کارتابل‌های وی نمایش داده شده و قابل انتخاب می‌باشند. پس از انتخاب پوشه مقصد، بر روی کلید انتخاب کلیک نمایید.
 

 مکتوبات خوانده‌نشده در کارتابل از طریق Bold ( پر رنگ) بودن آنها نسبت به سایر آیتم‌های مکتوبات قابل تشخیص می‌باشد که پس از باز نمودن و مشاهده آیتم مورد نظر، حالت Bold ( پر رنگ) آن از بین خواهد رفت.
از مهم‌ترین نشانه‌های موجود بر روی آیتم‌های موجود در لیست، فلش بنفش رنگ می‌باشد، که بدین معناست که مکتوب از هر نوعی باشد به شما ارجاع داده شده ‌است.