در صورتی که شما به عنوان مسئول ثبت و بایگانی به این بخش دسترسی دارید، می‌توانید با استفاده از امکان تعریف ساختار بایگانی، بایگانی الکترونیکی را مطابق با ساختار فیزیکی موجود در سازمان خود، ایجاد نمایید.
جهت تعریف ساختار بایگانی، گزینه «تعریف ساختار بایگانی» را از صفحه «دیدگاه من»، بخش تعاریف انتخاب نمایید.
مطابق شکل زیر ابتدا پوشه مورد نظر را انتخاب و پس از کلیک راست بر روی آن، گزینه «پوشه جدید» را انتخاب کنید.
همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، علاوه بر ایجاد پوشه جدید، امکان برش،کپی، چسباندن و حذف موارد قبلی نیز فراهم می‌باشد.
ابتدا فیلد‌های بخش «مشخصات» شامل عنوان، ترتیب، توضیحات و نوع پوشه (حاوی نامه‌های داخلی/ نامه ارسالی/ نامه دریافتی) را درج و سپس در بخش «تعیین دسترسی سمت‌ها» با کلیک روی دکمه + و انتخاب افراد مورد نظر؛ برای پوشه جدید محدود دسترسی ایجاد نمایید. پس از تکمیل فیلد‌های مورد نظر روی دکمه ثبت کلیک کنید.
|
