هر کدام از دبیرخانه‌های موجود در سیستم اتوماسیون سازمان‌ها دارای پیش‌شماره ثابتی هستند که از آن برای شماره‌گذاری آیتم‌های مربوط به آن دبیرخانه (استفاده در بخش پیش‌شماره آیتم‌ها)، استفاده می‌شود. در نرم‌افزار مکاتبات در بخش «تعریف ساختار اندیکاتور» می‌توان برای هریک از انواع آیتم‌های مکاتباتی (خارجی، داخلی، صادره و غیره) اندیکاتور مجزا تعریف نمود.
جهت تعریف ساختار اندیکاتور گزینه «تعریف ساختار اندیکاتور» را از صفحه دیدگاه من، بخش تعاریف انتخاب نمایید.
در این صفحه با کلیک راست روی هر یک از پوشه‌های موجود و یا عنوان شرکت مطبوع، گزینه «اندیکاتور جدید» را انتخاب نمایید.
در این صفحه ابتدا فیلد‌های کد، عنوان، نوع ساختار اندیکاتور (دریافتی، ارسالی و غیره)، ترتیب و توضیحات را درج و تکمیل سپس در بخش «درج مهر» در صورت نیاز به درج مهر به هنگام اعطای شماره نامه از طرف اندیکاتور و درج مهر، یکی از این گزینه‌های عدم درج مهر، درج مهر به‌صورت اتوماتیک و درج مهر از طریق صفحه مشخصات ثبت را انتخاب کنید.
اگر یکی از دو گزینه‌های آخر انتخاب شده باشد، فیلد‌های بخش «مشخصات مهر» فعال خواهد شد.
در این بخش با توجه به نیاز یکی و یا تمامی گزینه‌های ذیل را انتخاب کنید:
•درج عنوان دبیرخانه
•درج عنوان تاریخ
شایان ذکر است که پس از پایان هر سال مالی و آغاز یک سال مالی جدید، شماره‌گیری آیتم‌های مکاتباتی از صفر آغاز می‌شود؛ به همین منظور نیاز به غیرفعال کردن اندیکاتور سال قبل است.
همان‌طور که در بالا ذکر شد، در صورت انتخاب فیلد عدم در مهر در بخش «درج مهر»؛ فیلد‌های بخش «مشخصات مهر» غیرفعال خواهد بود.
|
