در نرم‌افزار مکاتبات پس از پایان یافتن گردش کاری نامه‌ها و یا آرشیو نامه‌هایی که جنبه اطلاع‌رسانی دارند، می‌توان آنها را مختوم کرد که با این کار نامه از کارتابل کاربر جاری خارج شده و از آن پس از طریق آرشیو شخصی قابل دستیابی مجدد خواهد ‌بود.
جهت اختتام یک آیتم کافیست پس از کلیک راست روی نامه مورد نظر، گزینه «اختتام» را انتخاب نمایید که پس از تایید عملیات، نامه از کارتابل شما خارج و آرشیو خواهد ‌شد.