جهت ارجاع نامه بس از انتخاب گزینه مورد نظر از لیست آیتم‌ها، روی آن راست کلیک کرده و گزینه «ارجاع» را انتخاب نمایید.
   
سپس مطابق شکل زیر صفحه مربوط به ارجاع نامه باز خواهد شد.
یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم‌افزار مکاتبات، امکان ارجاع به چند گیرنده به‌صورت همزمان می‌باشد.
 
برای تعیین هر یک از گیرندگان نامه، کافیست به صورت ذیل عمل نمایید:
۱- ابتدا یکی از لبه‌های ( اخیر (آخرین گیرندگان منتخب در ثبت، ارجاع، ارسال و یا سایر عملیات صورت گرفته بر روی نامه ،)‌ کارمند (که براساس دبیرخانه انتخابی، می‌توان کارمند مورد نظر را انتخاب نمود)، ساختار سازمان (مشاهده درخت ساختار سازمان و دسترسی آسان و سریع به شخص و یا اشخاص گیرنده ،)گروه‌های کارمندی شخصی (انتخاب یکی از گروه‌های کارمندی،)  گردش کار و یا اشخاص را انتخاب و از داخل آنها شخص و یا اشخاص مورد نظر را انتخاب نمایید.
۲- سپس از بخش «گیرندگان» با کلیک بر روی یکی از دکمه‌های اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ نوع گیرنده نامه (اصل و یا رونوشت (مخفی)) را تعیین کنید.
توجه داشته باشید در صورتی‌که رونوشت نامه از پوشه نامه‌های ارسالی جهت ارجاع، ارسال شود، یک نسخه از نامه ارجاعی در پوشه نامه دریافتی شخص ارجاع کننده قرار می‌گیرد.
 
۳- از بخش «جستجو» با تایپ بخشی از عنوان شخص یا کاربر مورد نظر، می‌توانید گزینه مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید.
۴- در بخش «پیوست‌ها» فایل‌های پیوست مورد نظر را از سیستم خود انتخاب و با تکمیل فیلد مهلت، تاریخ و ساعت مهلت پاسخگویی به نامه ارجاع داده شده و نوع اولویت را نیز تعیین کنید.
۵- در فیلد «شرح»، علاوه بر تایپ محتوای شرح مورد نظر، با کلیک روی دکمه ... می‌توانید از Hotkeyهایی که پیشتر در سیستم تعریف شده، استفاده نمایید.