پس از دریافت فیزیک نامه‌ها توسط افراد دبیرخانه، نامه‌ها در نرم‌افزار مکاتبات ثبت و بایگانی می‌شوند تا از طریق امکانات نرم‌افزاری قابل گزارش‌گیری و جستجو باشند.
جهت بایگانی نامه‌ی مورد نظر، به هنگام ثبت مشخصات آن در صفحه ثبت، روی دکمه بایگانی کلیک کرده تا صفحه ساختار بایگانی هدایت شوید.
   
مطابق شکل زیر در بخش «انتخاب پوشه» پوشه مورد نظر را با توجه به سطوح دسترسی، انتخاب سپس روی دکمه انتخاب کلیک نمایید. در صورت ازدیاد پوشه‌های موجود در این صفحه، با درج بخشی از نام پوشه در کادر «کلید‌واژه»، گزینه مورد نظر را جستجو کنید.