در نرم‌افزار مکاتبات، طبق میل و نیاز می‌توانید ساختار بایگانی مد نظر را ایجاد کنید. برای این کار گزینه «تعریف ساختار بایگانی» را از بخش تعاریف منوی دیدگاه من انتخاب نمایید.
سپس مطابق تصویر زیر از ساختار اصلی بایگانی، کلیک راست کرده و گزینه «پوشه جدید» را انتخاب کنید. توجه داشته باشید، در صورتی که پیشتر پوشه‌ای ایجاد شده باشد، با کلیک راست روی آن می‌توانید زیرپوشه ایجاد کنید.
در این بخش در صورت انتخاب هر یک از دو روش ذکر شده در مرحله قبل (در خصوص ایجاد پوشه جدید در ساختار اصلی یا به‌صورت زیرپوشه)، مطابق تصویر زیر فیلد‌های عنوان، ترتیب قرارگیری پوشه و توضیحات را تکمیل کنید. سپس از بخش «نوع» مشخص کنید پوشه بایگانی برای چه نوع نامه‌هایی (داخلی/ ارسالی/ دریافتی/ یا همه) کاربرد خواهد داشت. توجه داشته باشید حتی می‌توانید برای پوشه ایجاد شده، سطوح دسترسی تعیین کنید. برای تعیین دسترسی در بخش مشخص شده با همین نام، روی دکمه + کلیک کنید تا برای انتخاب کاربران به صفحه انتخاب ساختار سازمان هدایت شوید. پس از تکمیل تمامی فیلد‌ها برای ذخیره اطلاعات روی دکمه ثبت کلیک کنید.
|
.jpg)
.jpg)
