جهت ثبت مستقیم نامه در انتظار، از نوار ابزار عمومی، منوی شروع، دکمه دیدگاه من را انتخاب و سپس گزینه «ثبت مستقیم نامه در انتظار» را پس از انتخاب نرم‌افزار مکاتبات، انتخاب نمایید.
هم‌چنین از صفحه «علاقه‌مندی‌ها» (صفحه‌ای که پس از انتخاب منوی شروع مشاهده خواهید نمود) قابل دسترسی خواهد بود.
  همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید، صفحه ثبت نامه دارای پنج بخش فرستنده/گیرنده/ گیرندگان نهایی/ اطلاعات/ الحاقات/ مراجع می‌باشد.
 شایان ذکر است با استفاده از دکمه سنجاق (که با نگه‌داشتن ماوس بر روی لبه ظاهر می‌شود) وجود در مجاورت هر یک از لبه‌های ذکر شده بالا، می‌توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فلید‌های مربوط به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده شود.
    بخش فرستنده
در این بخش اطلاعات فرستنده شامل فیلد‌های نوع ثبت (دریافتی/ ارسالی)، الویت نامه، سطح امنیت و نوع نامه (پستی، فکس، ایمیل، ارباب رجوع و غیره) را انتخاب و درج کنید. به‌صورت پیش‌فرض در فیلد «کارمند» عنوان کاربر جاری وجود دارد.
 
بخش گیرنده
در این بخش دبیرخانه مقصد، با کلیک روی دکمه + انتخاب می‌شود.
 
بخش گیرندگان نهایی نامه
در این بخش با کلیک روی دکمه‌های +، بر اساس نوع گیرندگان و انتخاب اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ می‌توان افراد مورد نظر را انتخاب نمود.
 
بخش اطلاعات
در بخش اطلاعات، فیلد‌های موضوع نامه، متن ِ نامه و کلید‌واژه (جهت تسریع در جستجو) را درج و وارد نمایید.
 
بخش فایل‌های متن
در این قسمت با کلیک روی دکمه ... و یا دکمه اسکن، با استفاده از امکانات نرم‌افزار، می‌توانید فایل‌های متن مرتبط با نامه را انتخاب و اضافه کنید. توجه داشته باشید در همین بخش می‌توانید نمایی از فایل متن را (به‌صورت پیش‌نمایش یا preview) مشاهده کنید.
 
بخش پیوست‌ها
در این قسمت با کلیک روی دکمه ... و یا دکمه اسکن، با استفاده از امکانات نرم‌افزار، می‌توانید فایل‌های پیوست مرتبط با نامه را انتخاب و اضافه کنید. توجه داشته باشید در همین بخش می‌توانید نمایی از فایل متن را (به‌صورت پیش‌نمایش یا preview) مشاهده کنید.
 
بخش مراجع
در صورتی‌که نامه دارای یک مرجع یا چندین مرجع باشد، در این بخش با کلیک روی دکمه + و در هر سطر فیلد‌های مرجع (پیرو، به پیوست عطف به و غیره)، شماره مرجع، تاریخ و نوع (نامه ثبت شده/ نامه بازیابی شده) را انتخاب و درج نمایید.
در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می‌توانید صحت وجود نامه را بررسی نمایید. هم‌چنین در صورت عدم درج اطلاعات در ستون‌های شماره و تاریخ، می‌توانید با کلیک روی دکمه ... موجود در ستون انتخاب به جستجو و گزارش‌گیری نامه هدایت شده و نامه مورد نظر را انتخاب نمایید. و در صورتی که همزمان از دو دکمه Ctrl و ... استفاده کنید، برای انتخاب نامه، به صفحه آرشیو نامه‌های شخصی هدایت خواهید شد.